Notification Center membantu Anda mengetahui dokumen yang memerlukan tindakan, permintaan akses, dokumen yang siap diunduh, hingga pembaruan terkait proses kontrak dalam satu tempat.

Anda dapat mengakses Notification Center dengan memilih ikon lonceng di topbar desktop. Jika terdapat notifikasi baru atau yang belum dibaca, ikon lonceng akan menampilkan jumlah notifikasi yang tersedia.

Notification Center menyediakan beberapa kategori notifikasi yang dapat membantu Anda menemukan informasi yang diperlukan dengan lebih mudah, termasuk All, Unread, dan Needs your action. Anda juga dapat memfilter notifikasi berdasarkan kategori dan menandai notifikasi sebagai sudah dibaca.

Berikut panduan menggunakan Notification Center untuk melihat dan mengelola notifikasi di Mekari Sign. 

A. Cara Mengakses Notification Center

1. Masuk ke akun Mekari Sign Anda.
2. Kemudian klik ikon ‘lonceng’ di sebelah kanan atas seperti yang terlihat pada tampilan berikut.
   

3. Maka Anda akan melihat tampilan Notification Center yang berisikan seluruh update informasi yang masuk.
   

B. Sekilas Mengenai Notification Center

- Notifikasi disimpan selama 14 hari secara default, kemudian dihapus secara otomatis dari penyimpanan.
- Notifikasi Download ready merupakan pengecualian dan disimpan selama 7 hari, mengikuti masa penyimpanan file selama 7 hari di Download Page. Dengan demikian, notifikasi Download ready tidak akan tetap tersedia setelah file yang dirujuk kedaluarsa.

C. Tipe Notifikasi, Grup Kategori, dan Logika Routing 

D. Aksi Permintaan Akses Langsung di Notifikasi 

Untuk notifikasi permintaan akses dokumen dan permintaan akses personal/team space:

• Jika Anda memiliki izin, Anda dapat langsung menyetujui atau menolak permintaan melalui notifikasi.

• Proses setujui/tolak dilakukan langsung tanpa konfirmasi.

• Jika Anda tidak memiliki izin, Anda tidak akan menerima notifikasi permintaan akses yang dapat ditindaklanjuti.

• Jika permintaan sudah ditangani oleh pengguna lain yang memiliki izin, notifikasi akan menampilkan status permintaan terbaru (misalnya badge "Approved", seperti pada desain untuk permintaan akses space yang sudah selesai).

• Sistem harus mencegah persetujuan atau penolakan ganda.

• Jika aksi berhasil, sistem menampilkan feedback keberhasilan, menandai notifikasi sebagai dibaca, menghapusnya dari Unread dan Needs your action, tetapi tetap menampilkannya di All sebagai permintaan yang sudah ditangani. Ini merupakan alur inline action seperti yang dijelaskan pada Section A, dan berbeda dari penghapusan melalui navigasi. Anda masih dapat menghapus notifikasi tersebut secara manual dari All jika sudah tidak ingin melihatnya.

• Jika aksi gagal, sistem menampilkan feedback error dan permintaan tetap dapat ditindaklanjuti jika opsi coba lagi tersedia.

E. Logika Risiko Penyelesaian Dokumen 

Notifikasi risiko penyelesaian dokumen akan dikirim ketika suatu perjanjian belum selesai dan memenuhi salah satu kondisi berikut: 

a. Perilaku Penerima Notifikasi

Anda hanya akan menerima notifikasi untuk dokumen yang memang dapat Anda akses.

b. Penanganan Risiko

• Notifikasi tidak akan dibuat jika dokumen sudah selesai sebelum waktu notifikasi tercapai.

• Notifikasi tidak dapat digunakan untuk melakukan tindakan jika dokumen sudah voided, declined, deleted, atau revoked sebelum Anda membukanya.

• Reminder D-3 dan D-1 untuk deadline signer/approver yang sama dianggap sebagai dua notifikasi yang berbeda.

• Sistem hanya mencegah notifikasi yang sama dikirim berulang kali. Misalnya, dua reminder D-3 untuk deadline yang sama tidak boleh dikirim. Namun, reminder D-1 tetap harus dikirim meskipun reminder D-3 sudah pernah dikirim.

• Jika signer/approver sudah melakukan tindakan antara D-3 dan D-1, maka final reminder D-1 tidak akan dibuat.

F. Logika 'Download Ready'

Berdasarkan Download Page One Pager, item akan berstatus Ready to Download setelah proses persiapan di background (querying, generation, dan/atau compression) selesai.  

Perilaku Notifikasi

• Notifikasi "Download ready" dibuat hanya untuk user yang melakukan request, tepat ketika status item berubah menjadi Ready to Download.

• Hanya user yang melakukan request download yang akan menerima notifikasi, sesuai dengan aturan user-owned download rows pada Download Page.

• Deskripsi notifikasi harus menampilkan nama item dengan mengikuti konvensi penamaan yang sama seperti pada Download Page, sehingga user dapat mengetahui request mana yang sudah siap.

• CTA Download berfungsi sebagai aksi navigasi. Saat diklik, user akan diarahkan ke Download Page pada tab baru dan notifikasi akan dihapus dari Notification Center, sesuai dengan Section G.

• Notifikasi Download ready memiliki masa berlaku 7 hari, bukan 14 hari seperti notifikasi pada umumnya. Periode ini disesuaikan dengan masa penyimpanan file selama 7 hari di Download Page, sehingga notifikasi dan file yang dirujuk akan kedaluarsa pada waktu yang sama.

• Jika item sudah dihapus atau kedaluwarsa sebelum user membuka notifikasi, CTA harus mengarahkan user ke status expired/unavailable yang tersedia di Download Page, bukan menampilkan broken link.

• Item yang memenuhi syarat untuk immediate synchronous download (di bawah 10 MB sesuai aturan Download Page) tidak akan masuk ke status Preparing/Ready dan karena itu tidak menghasilkan notifikasi "Download ready".

• Proses persiapan yang gagal tidak akan menghasilkan notifikasi pada tahap ini.

• Aksi Manual Remove dan Flush All pada Section H berlaku untuk notifikasi Download ready dengan cara yang sama seperti tipe notifikasi lainnya.

G. Logika Read, Unread, Remove-on-Navigate, dan Mark All as Read 

Perilaku Unread:

• Semua notifikasi baru akan otomatis berstatus unread dan memiliki titik merah di sebelah timestamp.

• Ikon bell menampilkan badge angka yang menunjukkan jumlah notifikasi pada tab Unread.

• Badge pada ikon bell akan hilang jika semua notifikasi sudah dibaca, dihapus, ditangani, atau ditandai sebagai sudah dibaca melalui Mark all as read.

Perilaku saat membuka notifikasi dan menandainya sebagai sudah dibaca:

• Membuka panel Notification Center tidak otomatis membuat notifikasi menjadi read dan tidak menghapus notifikasi apa pun.

• Notifikasi yang mengarahkan Anda ke halaman lain melalui Primary Action (lihat Section C) akan otomatis dihapus dari All, Unread, dan Needs your action setelah halaman tujuan berhasil dibuka.

• Notifikasi dengan tindakan langsung seperti Approve, Reject, atau Send reminder akan ditandai sebagai read dan dihapus dari Unread serta Needs your action setelah tindakan berhasil. Namun, notifikasi tetap muncul di All sebagai riwayat yang sudah ditangani, lengkap dengan status badge, sampai Anda menghapusnya secara manual atau menggunakan Flush all (lihat Section H).

• Mark all as read (link di kanan atas baris filter) akan menandai semua notifikasi yang masih unread sebagai read sekaligus, meskipun Anda sedang berada di Category filter atau tab yang berbeda. Fitur ini tidak menghapus notifikasi. Notifikasi hanya akan dihapus melalui proses saat Anda berpindah ke halaman tujuan, Remove, atau Flush all.

• Jika halaman tujuan gagal dibuka, notifikasi akan tetap unread dan tidak dihapus.

• Jika tindakan langsung (inline action) gagal dilakukan, notifikasi akan tetap bisa ditindaklanjuti dan tidak dihapus.

H. Manual Remove and Flush All Logic 

• Setiap notifikasi memiliki opsi manual remove, apa pun jenis, kategori, atau statusnya. Misalnya, klik ikon “×” hanya akan menghapus notifikasi tersebut. 

• Flush all akan menghapus semua notifikasi yang ada di Notification Center sekaligus. Action ini tetap berlaku untuk semua notifikasi, meskipun Anda sedang berada di tab atau menggunakan filter kategori tertentu. Hal ini sama seperti Mark all as read, yang juga berlaku untuk semua notifikasi.

• Sebelum Flush all dijalankan, akan muncul pop-up konfirmasi, misalnya “Are you sure you want to clear all notifications?”. Konfirmasi diperlukan karena action ini akan menghapus semua notifikasi sekaligus. Polanya mengikuti konfirmasi penghapusan yang sudah digunakan di fitur lain pada Mekari Sign, seperti Download Page.

• Menghapus notifikasi melalui manual remove maupun Flush all hanya akan menghapus data notifikasinya. Action ini tidak akan memengaruhi task, request, dokumen, kontrak, atau proses download yang terkait.

• Notifikasi yang sudah dihapus tidak dapat dikembalikan.

• Setelah Flush all selesai, badge pada ikon lonceng dan jumlah notifikasi di setiap tab akan menjadi 0. Notification Center juga akan menampilkan empty state. 

Demikian penjelasan mengenai Notification Center. Selanjutnya pelajari terkait dokumen di sini.