Pada Mekari Sign, Kebijakan Dokumen memungkinkan Anda menentukan pengaturan default untuk setiap jenis dokumen. Pengaturan ini mencakup Signing Date, Effective Date, Expiration Date, dan Download Permission, serta dapat disesuaikan kembali saat proses unggah dokumen. Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu Settings.
Pada tab Preferences, klik “Document Policy”.
Lalu klik tombol “New policy”.
Pilih tipe dokumen yang ingin Anda atur.
Anda dapat menggeser toggle Allow recipients to download document, jika ingin memperbolehkan penerima mengunduh dokumen.
Lalu klik “Continue”.
Pada bagian Signing deadline, Anda dapat mengatur apakah ingin mengatur batas penandatanganan pada dokumen atau tidak.
Jika Anda memilih Set a deadline, atur jumlah hari yang menjadi batas waktu penandatanganan dokumen setelah dokumen diterima.
Geser toggle Set automatic reminder, jika ingin mengirimkan reminder otomatis. Tentukan juga pada hari keberapa reminder dikirimkan sejak dokumen pertama kali diterima.
Lalu geser toggle Set recurring reminder, untuk menerapkan berapa kali reminder akan dikirimkan dan klik “Continue”.
-
Pada bagian Contract validity, Anda dapat mengatur masa berlaku dokumen setelah dokumen tersebut ditandatangani. Anda juga dapat menentukan tanggal mulai berlakunya dokumen (Effective Date) serta mengatur kapan dokumen akan kedaluwarsa.
Keterangan:
- Immediate after document completed: Segera setelah dokumen sudah berstatus completed (selesai ditandatangani).
- Days after document completed: Tentukan beberapa hari dokumen kedaluwarsa setelah berstatus completed.
- Specified date: Tentukan pada tanggal berapa dokumen kedaluwarsa. -
Anda juga dapat menerapkan masa berlaku dokumen pada Document expiration.
Keterangan:
- No expiration: Pilih opsi ini jika tidak ingin menerapkan masa berlaku dokumen.
- Expired after the effective date started: Masa berlaku dokumen akan berakhir setelah jangka waktu tertentu yang dihitung sejak tanggal efektif mulai berlaku
- Expired on the specified date: Masa berlaku dokumen berakhir pada tanggal tertentu. Lalu klik “Save” untuk menyimpan pengaturan.
Pengaturan yang dibuat akan muncul dalam daftar. Anda juga dapat klik tombol “Actions” dan pilih View details untuk melihat detail pengaturan, Edit untuk mengubah dan Delete untuk menghapus.
Pengaturan yang Anda buat akan tersimpan ke tahapan akhir (Review and send) pada saat pembuatan dokumen di bagian Document settings pada tipe dokumen yang sama.
Demikian penjelasan mengenai cara mengatur kebijakan dokumen. Selanjutnya pelajari cara membuat dokumen PSrE, di sini.
