Fitur Signing Proof (bukti penandatanganan) pada Mekari Sign, membantu Anda membuat rekam jejak digital untuk proses penandatanganan dokumen fisik. Melalui fitur ini, Anda dapat menyimpan informasi penting terkait siapa yang menandatangani dokumen, kapan proses penandatanganan dilakukan, serta bukti pendukung lainnya dalam satu alur yang terpusat. Dengan demikian, proses dokumentasi menjadi lebih aman, efisien, dan siap digunakan sebagai referensi ketika diperlukan. Berikut langkah-langkahnya.
Masuk ke menu Signing proof.
Klik tombol “Create Signing Proof Doc” untuk membuat bukti penandatangan baru.
Masukkan nama dokumen pada kolom yang disediakan.
-
Jika Anda ingin melacak dokumen sebagai kontrak, centang "Track as contract".
- Setelah diaktifkan, lengkapi informasi kontrak yang muncul, seperti tanggal ditandatangani dan tanggal mulai berlaku.
- Selain itu, Anda dapat mencentang "Has expiration date" untuk menambahkan tanggal berakhir pada kontrak. Maka kolom Expiration date akan muncul seperti yang terlihat pada tampilan berikut. Masukkan tanggal penandatanganan dokumen.
Pilih provinsi dan kota di mana dokumen tersebut ditandatangani.
Masukkan juga alamat di mana dokumen ditandatangani.
Lalu pilih dokumen yang ingin dimasukkan.
-
Terakhir pada bagian Signing proof link, masukkan link bukti penandatanganan dokumen baik berupa images atau video.
Anda juga dapat menambahkan link lainnya dengan klik “Add more link”.
-
Jika diperlukan, Anda dapat menambahkan Custom field dengan klik "Add new".
- Pilih Custom field yang ingin ditambahkan, lalu masukkan nilainya pada kolom yang tersedia.
- Custom fields dapat digunakan untuk menambahkan informasi tambahan pada Signing Proof, seperti nomor kontrak atau informasi terkait lainnya. Jika semua sudah sesuai klik “Continue” atau Anda juga dapat menyimpannya sebagai draft dengan klik “Save as draft”.
Masukkan informasi penandatangan dengan klik “+ Add” pada kolom Signer.
Masukkan informasi penandatangan seperti nama lengkap, alamat email dan tipe dan nomor identitas. Dan klik “Submit” untuk menyimpan.
Selain informasi penandatangan, Anda juga dapat menambahkan informasi notaris (Notary), Saksi (Witness), dan penerima salinan dokumen (Receive a copy) dengan klik “Add”.
Jika informasi sudah sesuai klik “Upload”.
Bukti penandatangan dokumen akan masuk ke tab My documents.
Anda juga dapat klik tombol “Actions” lalu pilih View details untuk melihat detail dokumen, Edit untuk mengubah, Mark as contract untuk untuk menandai dokumen sebagai kontrak, Download document untuk mengunduh dan Delete untuk menghapus.
Demikian penjelasan mengenai cara mengelola bukti penandatanganan dokumen. Selanjutnya pelajari cara mendelegasikan dokumen di sini.
