Mekari Sign kini terintegrasi dengan teknologi AI (Artificial Intelligence) yang membantu Anda mengelola dan mengorganisir dokumen dengan lebih mudah dan efektif. Sehingga, alur kerja Anda kini lebih presisi dan efisien, tanpa mengubah jaminan keamanan data Anda.
Berikut merupakan langkah-langkah dan panduan mengenai bagaimana sistem AI Mekari Sign bekerja pada fitur-fitur Mekari Sign.
A. Alur Penggunaan AI dan Jaminan Keamanan Data
Pada saat Anda mengunggah dokumen ke sistem Mekari Sign, AI bekerja untuk mendukung alur penandatanganan elektronik (eSign) melalui 4 modul utama:
Automate document type selection (Prediksi Tipe Dokumen): Artinya, dokumen yang diunggah langsung dipindai oleh sistem OCR (Optical Character Recognition) internal untuk mengkategorikan jenis berkas secara otomatis berdasarkan isi teks dokumen tersebut. Fitur ini dapat Anda aktifkan atau nonaktifkan pada Account Settings.
Document summary dan Automate summary extraction (Ekstraksi Konteks): Baik berjalan otomatis maupun dipicu secara manual, teknologi LLM (Large Language Model) akan mengekstrak informasi penting dari dokumen untuk ditampilkan pada dasbor kontrak Anda. Fitur ini dapat Anda aktifkan atau nonaktifkan pada Account Settings.
Predict document annotations (Anotasi Otomatis): Fitur ini berarti AI akan memindai tata letak dokumen, memprediksi koordinat visual secara presisi, lalu secara otomatis menempatkan komponen tanda tangan atau paraf di posisi yang tepat. Fitur ini dapat Anda aktifkan atau nonaktifkan pada Account Settings.
Q&A with AI (Tanya Jawab AI): Anda dapat melakukan sesi interaksi tanya jawab langsung dengan asisten AI untuk memahami isi dokumen panjang tanpa perlu membaca keseluruhan teks secara manual. Fitur ini secara otomatis dapat Anda gunakan tanpa mengaktifkannya pada Account Settings.
Kemudian, Anda dapat mengetik pertanyaan Anda di kolom “Ask something”.
Penting
Komitmen Perlindungan & Privasi Data Anda
Kami memahami bahwa dokumen Anda berisi informasi bisnis yang sangat sensitif. Oleh karena itu, seluruh infrastruktur AI kami dibangun di atas tiga pilar keamanan berikut:
1. Sistem Internal yang Sepenuhnya Terisolasi (Fully Internal System): Seluruh proses komputasi, pemindaian (OCR), dan analisis bahasa (LLM) dilakukan sepenuhnya di dalam infrastruktur aman milik Mekari Sign. Kami tidak pernah meneruskan dokumen Anda ke pihak ketiga di luar ekosistem Mekari.
2. Perlindungan Data & Anti-Training (Data Safety): Semua informasi yang diproses oleh AI dijamin tetap aman. Mekari Sign berkomitmen penuh bahwa data dokumen Anda tidak akan pernah digunakan untuk melatih (train) model AI eksternal.
3. Otomatisasi Penuh Tanpa Campur Tangan Manusia (No Human-in-the-Middle): Rangkaian pemrosesan dokumen oleh AI berjalan otomatis dari hulu ke hilir. Tidak ada intervensi, peninjauan, ataupun visibilitas dari staf manusia (termasuk tim internal Mekari) terhadap isi dokumen sensitif Anda.
Data teks yang dipilih (bukan dokumen fisik utuh) yang dicatat secara aman dalam data log oleh tim AI Engineering. Data log ini memiliki standar keamanan siber tertinggi dan hanya digunakan untuk kebutuhan perbaikan teknis (debugging) serta optimasi sistem.
B: Automate Document Type Selection (Prediksi Tipe Dokumen)
Fitur ini dirancang untuk memotong waktu administrasi Anda sejak awal dokumen diunggah. Artinya, dokumen yang diunggah langsung dipindai oleh sistem OCR (Optical Character Recognition) internal untuk mengkategorikan jenis berkas secara otomatis berdasarkan isi teks dokumen tersebut (misalnya membedakan antara NDA, Surat Perjanjian Kerja, atau Invoice). Fitur ini dapat Anda aktifkan atau nonaktifkan pada Account Settings.
Masuk ke menu “Settings”.
Pada submenu Account, pilih My account.
Pastikan tombol geser toggle “Automate document type selection” dalam posisi Aktif.
Unggah dokumen Anda ke sistem untuk proses penandatanganan seperti biasa. Pelajari panduan pengunggahan dokumen PSrE di sini atau Global di sini. Saat mengunggah dokumen, sistem membaca teks di dalamnya dan langsung mengelompokkan dokumen ke dalam salah satu dari banyak tipe dokumen yang tersedia berdasarkan kontennya.
Pada tahap Add documents, temukan bagian Document type dan klik “Manage”.
Maka, pop-up berikut muncul, notifikasi Suggested type muncul pada bagian atas. Pastikan prediksi yang diberikan AI benar sebelum klik “Accept”. Kemudian, klik “Accept”.
Kemudian, Anda dapat melanjutkan proses Upload document selanjutnya.
C. Document Summary dan Automate Summary Extraction (Ekstraksi Konteks)
Baik berjalan otomatis maupun dipicu secara manual, teknologi LLM (Large Language Model) akan mengekstrak informasi penting dari dokumen untuk ditampilkan pada dasbor kontrak Anda. Fitur ini dapat Anda aktifkan atau nonaktifkan pada Account Settings.
Masuk ke menu “Settings”.
Pada submenu Account, pilih My account.
Anda dapat menggeser toggle “Document summary” dalam posisi Aktif untuk memunculkan tombol aksi rangkuman dengan AI pada saat proses Upload document. Selain itu, apabila Anda mengaktifkan fitur AI Document summary, Anda dapat menggeser toggle “Automate summary extraction” dalam posisi Aktif agar AI secara otomatis merangkum dokumen tanpa Anda harus klik tombol Aksi.
Kemudian, pergi ke menu “Documents”.
Lalu, pilih All inbox.
Kemudian, pilih salah satu nama dokumen (Document name).
Pada halaman rincian dokumen, Anda dapat klik “Generate data summary”.
Maka, muncul pop-up berikut yang menandakan bahwa data dokumen sedang dirangkum oleh AI. Anda dapat menunggu hingga data selesai dirangkum maksimal selama 24 jam. Klik “OK, I got it” dan tunggu hingga rangkuman tersebut selesai.
Berikut merupakan contoh rangkuman yang telah selesai pada halaman rincian dokumen. Anda dapat melihat informasi mengenai Document Category, Document Type, Document Name, Parties roles, Background, Contract Value, Effective date, End date, Registration number dan lain sebagainya.
-
Klik “Actions” untuk melakukan tindakan terhadap rangkuman tersebut, seperti Edit (ubah) atau Export (unduh dalam file Excel).
Selain itu, Anda dapat mengunduh file Excel document summary dengan klik “Actions” pad halaman All inbox. Tindakan ini hanya dapat dilakukan terhadap dokumen yang sudah diproses AI Summary-nya.
D. Cara Menggunakan Penempatan Kolom Anotasi Otomatis Berbasis AI
Anda dapat melengkapi dokumen dengan lebih cepat tanpa perlu melakukan proses drag-and-drop komponen secara manual. Fitur ini memastikan semua posisi tanda tangan, paraf, atau e-Meterai terdeteksi dengan tepat meski pada dokumen banyak halaman.
Penting
Fitur ini dapat diakses pada paket Business, Enterprise, atau melalui pembelian Add-on fitur AI.
Berikut langkah-langkah menggunakan penempatan anotasi otomatis berbasis AI.
Masuk ke menu “Settings”.
Pada submenu Account, pilih My account.
Pastikan tombol geser toggle “Predict document annotation” dalam posisi Aktif.
Unggah dokumen Anda ke sistem untuk proses penandatanganan seperti biasa. Pelajari panduan pengunggahan dokumen PSrE di sini atau Global di sini.
Pada tahap Place fields, di fitur Upload document, Anda akan mendapatkan pop-up berikut. Klik “Try AI Annotation” untuk mencoba fitur penempatan kolom komponen anotasi otomatis berbasis AI.
Atau, Anda dapat klik ikon “AI” lalu centang mana saja kolom komponen yang perlu bantuan AI untuk mengisi. Kemudian, klik tombol “Annotate AI” dan biarkan AI bekerja mendeteksi posisi terbaik untuk kolom komponen tersebut.
Setelah selesai, sistem akan memunculkan notifikasi mengenai anotasi mana saja yang berhasil ditempatkan seperti berikut.
Anda dapat menyesuaikan kembali letaknya jika diperlukan.
Demikian panduan sekilas mengenai alur kerja AI, keamanan data, dan otomasi dokumen baru di Mekari Sign. Selanjutnya, Anda dapat mempelajari mengenai halaman dokumen pada Mekari Sign, di sini.
